Quand l'envoi postal ne suffit pas

Envoyer une lettre c’est bien, mais quand il s’agit de publier une annonce légale, comment faire ? Même si votre fichier client est à jour et que l’envoi postal est la meilleure solution, vous devez pouvoir faire des annonces légales auprès d’un lectorat diverse, qui ne se trouve pas forcément dans votre base de données. Si on se trouve dans une situation de liquidation ou de changement d’objet social et que l’on veut en informer les consommateurs, c’est difficile de le faire savoir par courrier postal. Pour cela, il existe des sites Internet de publication d’annonces légales. Lorsque l’annonce à paraître traite d’un sujet légal ou judiciaire, des sites vous accompagnent dans la parution de cette annonce. Les services sont pour la plupart très simples d’utilisation : il vous suffit de remplir quelques champs et de décrire votre activité, de remplir un formulaire et parfois, des légalistes et juristes rédigent l’annonce pour vous ! Ainsi, vous êtes sûrs de l’exactitude des propos et cela vous évitera des erreurs que vous auriez pu commettre en envoyant un simple mail. De plus, l’annonce sera approuvée par un greffe ! 

Si votre société change de gérant, l’idéal est d’en faire une publication en ligne. Des experts vont vous guider dans la rédaction et la publication de l’annonce, puis vous recevrez par mail une attestation de parution. Cette publication se optimisée, rédigée dans les règles de l’art légal et judiciaire, et se fera évidemment dans le respect de votre portefeuille, c’est-à-dire que la société en charge de publier vous proposera une solution au meilleur tarif. Autre exemple : si vous rencontrez des difficultés pour remplir des informations pour l’immatriculation de votre SAS, vous pouvez contacter un service d’annonce légale en ligne et il vous répondra dans les meilleurs délais afin de régler votre problème. Pareil si vous désirez créer votre SARL !

Ainsi, pas besoin de déterminer qui va recevoir l’annonce. Votre fichier client vous est indispensable, c’est certain, et donc vous auriez pu utiliser un service de publipostage pour gérer cet envoi à destination de particuliers et professionnels. Cependant, il faut aussi savoir accroître sa cible lorsqu’il s’agit par exemple d’une cession de droit au bail ou d’une mise en location-gérance afin d’attirer un maximum de prospects et d’intéresser un lectorat très large.

Si vous résidez en Île-de-France, consultez ce répertoire de journaux 

Création d’entreprise : le top départ de la prospection client

Vous êtes en phase de création d’une entreprise de prestation de services, toutes vos démarches et formalités juridiques,sociales, administratives et comptables sont en cours. Il est largement l’heure de commencer à accrocher vos futurs clients.

Créer un fichier de prospection.

Pour constituer votre fichier de prospection et mettre toutes les chances de développement commercial de votre côté, deux méthodes complémentaires s’offrent à vous :

- l’achat ou la location d’un fichier de contacts via un spécialiste du mailing postal, une agence conseil en communication ou un consultant en marketing direct. 

- la constitution d’un réseau de contacts qualifiés, construit à partir de votre relationnel privé et professionnel, et élargi au relationnel privé et professionnel de ce dernier (et ainsi de suite).

Multiplier les actions de marketing direct.

En ce qui concerne les méthodes de marketing direct et les techniques de prospection, n’hésitez pas à vous entourer d’experts du B to B (consultants, blogs, presse spécialisée), et à multiplier les contacts et les actions ciblées (cocktail d’ouverture, remise de lancement, échantillons de présentation, apéritifs de travail…).

 Pour finir, n’oubliez pas la presse : un bon communiqué de presse ou un dossier de presse bien ficelé (sous couvert d’avoir une offre alléchante et innovante à proposer) sera relayé sans problème, et vous gagnerez en contacts utiles et en notoriété.

Hausses à la poste encore

Au 1er Octobre 2011, les tarifs Destinéo Intégral vont être soumis à TVA (ce qui n'était pas le cas précédemment). La Poste ne précise pas de quel taux de TVA il s'agira, mais on peut supposer que : "TVA au taux normal en vigueur" signifie 19.6 %.

S'il est vrai que les sociétés récupèrent la TVA, ce n'est pas le cas des associations et des fondations grosses utilisatrices de mailing postaux. Elles vont donc voir leurs budgets amputés d'autant sur leurs opérations importantes. Les autres tarifs Destinéo ne seront pas touchés par l'apparition de la TVA sur l'affranchissement (mais jusqu'à quand ?).

La Poste s'aligne ainsi sur les autres Postes Européennes, suite à l'ouverture à la concurrence intervenue le 1er Janvier 2011.

Constitution de fichier : obligations légales 3/3

Information des clients

Toute entreprise et/ou créateur de fichier client de données doivent permettre aux personnes concernées par les données qu’ils stockent d'exercer leurs droits juridiques. Ils doivent indiquer impérativement : leurs identités complètes, le but dans lequel les données sont traitées ou collectées, le caractère facultatif ou obligatoire des réponses (le cas échéant), les usagers (ou destinataires) des données collectées, les transmissions possibles, l’existence des droits liés à la collecte des données.

Tout manquement au bon exercice des droits des personnes est sanctionné de 1500 € par infraction constatée et 3000 € en cas de récidive.

Dixit : art. 131-13 du code pénal Décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005

Le but des traitements

La constitution d'un fichier doit avoir un but clair et précis. Les données collectées dans un fichier doivent être en lien étroit avec son objectif.

Les données doivent pas être réutilisées de façon incompatible avec le but initial.

Tout manquement est passible de 5 ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende.

Dixit article 226.21 du code pénal

Durée de vie des données personnelles

Les entreprises et/ou les personnes réalisant le traitement d'un fichier se doivent de fixer une durée de stockage raisonnable des données en regard de l'objectif du fichier.

Toute conservation abusive des données est sanctionnée de 5 ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende.

Dixit article 226-20 du code pénal

On voit que des limites sont bien définies dans le temps et dans le traitement. Il n'est pas question de collecter des informations puis de les revendre à des tiers si les données ne sont pas collectées en ce sens. Si vous achetez un fichier société à une entreprise de routage, vous pourrez l'exploiter pour l'usage de votre entreprise mais en aucun cas en faire commerce (ni même à titre gratuit).

Hausses à la poste : tarifs lettre et destinéo

Tarif lettre : La Poste augmente encore ses prix ! Après avoir augmenté le timbre de 0.01 € en 2009 puis 0.02 € en 2010 La Poste a décidé que le prix du timbre passerait à 0.60€ à compter du 1^er juillet 2011, soit une augmentation de 0.02 € !

Dans son petit courrier La Poste nous informe également qu’elle va prochainement lancer deux nouvelles offres. Une offre de courrier rapide, distribuée en J+2, plus économique et plus respectueuse de l’environnement ( ?) et une offre en ligne, envoyée par internet et distribuée en J+1, impression et enveloppes comprises.

Tarif envois en nombre (destinéo) :

Pour les Tarifs de marketing direct : Destinéo pluriel, Destinéo esprit libre et Destinéo intégral, il y a également des hausses :

Destinéo esprit libre : augmente de 1 à 2 cent en fonction du grammage des envois. Pour des plis de moins de 35 g, il en coûtera désormais 0.34 € ou 0.32 € (en fonction de la quantité)

Destinéo intégral : la hausse est de 1 cent en moyenne.

Destinéo pluriel : augmentation de 1 cent (0.293 € pour moins de 35 g).

A noter qu’à ces hausses s’ajoutent une application de la TVA sur l’action d’affranchir (une nouveauté appliquée au début de l’année assez discrètement) qui ajoute 1% au prix de l’affranchissement, au final la hausse en 2011 sera donc significative et s’échelonnera de 3 à 4,5% en fonction du poids des plis, des quantités et des types de prestations choisies.

Si on rapporte cela à l’inflation c’est énorme (1.8% sur les 12 derniers mois).

Qu'en pensez-vous ?

Fichier client et obligations légales 2/3

Lors de la constitution de fichier client (cas le plus courant dans le monde de l'entreprise)  il existe de nombreuses obligations légales et de bon sens à mettre en oeuvre, voici une suite d'articles sur le sujet :

La sécurisation des fichiers

Les entreprises et/ou les personnes réalisant le traitement des données doivent mettre en oeuvre des mesures de sécurités adaptées à la nature des informations traitées et aux risques engendrés par le traitement. Ces mesures devront être physiques (sécurisation des locaux) et informatiques (sécurisation des données)

Tout manquement est sanctionné de 5 ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende.

Dixit article 226-17 du code pénal

Les restrictions à l'accès aux fichiers constitués

L'accès au fichier et aux données qu'il contient est strictement réservé aux personnes (morales ou physiques) autorisées. Ces personnes seront explicitement désignées pour en avoir communication.

La communication d’informations à des personnes non-autorisées est punie de 5 ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende.

La divulgation d’informations commise par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d'emprisonnement et de 100 000 € d’amende.

Dixit article 226-22 du code pénal

Commentaires

Il est est donc fortement recommandé de mettre en place des outils de protection sur chaque PC et un réseau sécurisé pour éviter les intrusions externes. Une alarme anti-intrusion me semble également de rigueur avec caméra de vidéo surveillance. Il me semble également utile de mettre en place une charte de bonne conduite ou chaque personne ayant accès aux informations confidentielles s'engage à ne pas les sortir de leur environnement (clés usb, mail etc...). Ces mesures ne me paraissent pas exagérées au regard des conséquences financières et juridiques que pourraient engendrer la communication de fichier client entre deux concurrents, soit par négligence, soit par malveillance.

Et vous quelles mesures avez-vous prises ou envisagés ?

Fichier client : obligations légales 1/3

La CNIL ou La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés est une organisation administrative indépendante, composée de 17 membres s'appuyant sur la loi informatique et libertés pour accomplir sa mission : protéger la vie privée et les libertés dans le traitement des informations et des données personnelles par les administrations et les entreprises. Elle dispose d'un pouvoir de contrôle et de sanction ; elle veille, notamment, au développement des nouvelles technologies dans le respect du droit et des libertés individuelles et / ou publiques.

A ce titre on notera qu'elle vient de sanctionner, suite à plusieurs plaintes d'usagers, d'une amende de 50 000 €, une société de vente de coffrets cadeaux qui a collecté des données de façon illégale et contre la volonté des usagers.

Alors pensez à bien faire une déclaration lors de la constitution de vos fichiers clients, cette déclaration simplifiée peut se faire en ligne sur le site de la Cnil.